프로젝트 일정 관리를 위한 캘린더 연동 툴 BEST 5

프로젝트를 진행하면서 가장 큰 스트레스는 '일정 관리'다. 필자는 여러 명의 팀원과 하나의 마감 목표를 맞추는 과정에서, 누가 언제 어떤 업무를 맡고 있는지 제대로 파악하지 못해 일정이 어그러지는 경험을 반복했다. 특히 여러 툴을 넘나들며 정보를 확인하는 데만 하루 수십 분을 낭비하고 있었다. 이 문제를 해결하기 위해 캘린더 연동이 가능한 업무 도구들을 본격적으로 활용하게 되었고, 단순 일정 확인을 넘어 업무 흐름과 프로젝트 진행 상황을 실시간으로 시각화하고 공유하는 수준까지 달성할 수 있었다. 이 글에서는 실제 팀 프로젝트에서 사용한 경험을 바탕으로 Google Calendar, Notion, ClickUp, Trello, Sunsama 등 5가지 캘린더 연동 툴을 기능, 활용성, 협업 효율 측면에서 비교하며, 각 툴이 어떤 환경에 적합한지 구체적인 활용 전략까지 제안한다.

 

 

Google Calendar – 통합 캘린더의 대표주자, 모든 협업의 시작점

Google Calendar는 단순한 일정 관리 앱을 넘어, 다양한 도구와 연동 가능한 허브 캘린더 역할을 한다. 필자는 업무용 Gmail 계정과 연결된 Google Calendar를 모든 업무의 중심으로 사용하고 있다. 회의 일정, 업무 마감일, 클라이언트 미팅 등 모든 일정을 이 한 곳에 통합해 두면, 일정을 놓치거나 중복되는 상황을 방지할 수 있다.

Google Calendar는 Slack, Zoom, Notion, ClickUp, Trello 등 주요 협업 도구와 모두 연동된다. 예를 들어 회의 일정을 등록하면 자동으로 Zoom 링크가 생성되고, Slack 상태 메시지에도 자동 표시되며, 하루 일정을 요약해 슬랙 DM으로 받을 수도 있다.

캘린더 공유 기능 또한 강력하다. 프로젝트 팀원들과 캘린더를 공유하면, 서로의 일정을 실시간으로 확인할 수 있고, 담당자별 일정 관리도 수월해진다. 단점이라면 태스크 단위의 작업 흐름을 직접 구성하기에는 한계가 있어, 프로젝트 관리 툴과의 연동을 통해 보완해야 한다. Google Calendar는 단독 툴이기보다는, 다른 업무 툴을 연결하는 ‘시간 인프라의 허브’로 활용할 때 가장 효과적이다.

 

Notion – 캘린더 뷰로 일정과 콘텐츠를 함께 설계하는 툴

Notion은 캘린더가 본 기능은 아니지만, 강력한 캘린더 뷰와 데이터베이스 기능을 통해 프로젝트 일정 관리를 유연하게 지원한다. 필자는 프로젝트 위키, 문서, 회의록과 함께 ‘일정 페이지’를 구성해 캘린더 형태로 일정을 시각화하고, 각 태스크에 담당자, 상태, 링크 등을 연결해 프로젝트를 통합적으로 운영하고 있다.

Notion의 가장 큰 장점은 문서와 일정을 완전히 결합할 수 있다는 점이다. 예를 들어 ‘콘텐츠 기획’이라는 태스크를 일정에 등록한 뒤, 해당 일정 안에 기획안 문서, 피드백 코멘트, 체크리스트까지 모두 포함시킬 수 있다. 이는 다른 툴에서는 경험하기 어려운 일관성과 통합성을 제공한다.

또한 Google Calendar와 양방향 연동이 가능해, Notion 일정이 구글 캘린더에 표시되며 실시간 동기화된다. 하지만 단점도 존재한다. 반복 일정 설정이나 알림 기능이 제한적이며, 복잡한 팀 일정 조율에는 ClickUp이나 Trello보다 유연성이 떨어질 수 있다. 개인 작업 또는 소규모 팀의 콘텐츠 중심 프로젝트에는 Notion 캘린더가 매우 이상적인 솔루션이다.

 

ClickUp – 강력한 프로젝트 구조와 다중 캘린더 기능

ClickUp은 본격적인 프로젝트 관리 도구로, 캘린더 연동 기능이 매우 강력하다. 필자는 실제 팀 프로젝트에서 ClickUp을 통해 업무를 분류하고, 각 업무에 마감일을 설정해 캘린더에 자동으로 표시되도록 구성했다. ClickUp은 단순한 달력 보기뿐 아니라, Gantt 차트, 타임라인 뷰, 워크로드 뷰까지 제공되어 프로젝트 리더 입장에서 업무를 전체적으로 조망할 수 있다.

ClickUp의 장점은 다양한 뷰를 상황에 맞게 전환할 수 있다는 것이다. 예를 들어 디자인팀은 캘린더 뷰를 사용하고, 개발팀은 간트 차트를 활용하며, 마케팅팀은 칸반 보드를 쓰는 등 유연한 접근이 가능하다. 그리고 모든 뷰는 하나의 통합 캘린더와 연결된다. Google Calendar와도 양방향 연동이 가능하며, 하루 일과 요약 알림도 자동 발송된다.

실제 필자는 업무 부하를 예측하기 위해 ClickUp의 워크로드 뷰와 캘린더를 함께 사용했고, 팀원의 일정 충돌을 사전에 피할 수 있었다. 다만 초기 설정과 사용법이 복잡해 익숙해지는 데 시간이 필요하다. ClickUp은 일정 + 업무 흐름 + 팀 리소스 관리까지 통합하고 싶은 팀에 적합한 전문가형 툴이다.

 

Trello – 간편한 태스크 보드와 캘린더 플러그인 연동의 조합

Trello는 캘린더 중심 툴은 아니지만, 카드 기반 프로젝트 보드에 캘린더 플러그인(Power-Up)을 연동해 시각적 일정 관리가 가능하다. 필자는 Trello에서 콘텐츠 제작 일정을 관리하며, 각 카드에 마감일을 설정하고 캘린더 뷰를 통해 전체 일정 흐름을 관리하고 있다.

캘린더 플러그인은 한눈에 어떤 작업이 언제 마감되는지 확인할 수 있어, 콘텐츠 제작이나 마케팅 캠페인 운영에 매우 유용하다. 마감일이 임박한 카드만 색상으로 구분하거나, 주간 계획표를 월간 플랜과 비교해 조정할 수도 있다.

또한 Trello는 Google Calendar와의 연동이 쉬워, 각 카드를 외부 캘린더로 자동 표시할 수 있다. 예를 들어 '인스타그램 콘텐츠 업로드' 카드를 생성하고, 마감일을 설정하면 Google Calendar에도 표시되어 타 팀과의 협업에 도움이 된다.

단점은 업무 분류나 복잡한 프로젝트 관리에 있어 한계가 있으며, 캘린더 기능이 기본 제공이 아닌 확장 기능이라는 점이다. 단순 일정 중심 업무, 반복성 있는 콘텐츠 운영 팀에게는 Trello + 캘린더 조합이 매우 효율적이다.

 

Sunsama – 일정 기반 집중 업무를 위한 생산성 캘린더

Sunsama는 업무 몰입을 위한 일간 캘린더 설계에 특화된 툴이다. 필자가 최근 업무 루틴 최적화를 위해 도입한 도구이며, 업무 계획 – 일정 배치 – 실행 체크 – 회고까지 하나의 캘린더에서 처리할 수 있는 구조가 강점이다.

Sunsama는 매일 아침 ‘오늘 무엇을 할 것인지’를 타이핑하게 유도하고, 각 태스크를 드래그하여 하루 일정에 배치하도록 구성돼 있다. 이 과정에서 Google Calendar, Notion, Trello, Gmail 등 다양한 도구와 연동되어할 일(Task)을 가져올 수 있으며, 일정에 바로 삽입 가능하다.

이 툴의 핵심은 '실행 중심'이다. 필자는 Sunsama를 통해 업무 집중 시간이 눈에 띄게 증가했으며, 하루 업무 시간을 시각적으로 배분하면서 집중력과 루틴이 모두 향상되었다. 단점은 다소 높은 가격과 영어 UI지만, 일정 기반 몰입이 필요한 프리랜서, 크리에이터, 스타트업 CEO에게는 최고의 선택이 될 수 있다.

 

프로젝트 일정 관리는 단순한 달력이 아닌, 협업과 몰입의 구조 설계다

모든 일정 도구가 같은 목적을 가진 것은 아니다. 캘린더는 단순히 '언제 무엇을 한다'를 넘어서, 팀의 정보 흐름, 업무 리듬, 커뮤니케이션 구조까지 결정짓는 요소다. 필자는 업무의 성격에 따라 Google Calendar로 전반 일정을 통합 관리하고, Notion에서 콘텐츠 기반 일정 관리, ClickUp에서는 복잡한 프로젝트 플로우를 조율하고 있다.

• Google Calendar: 모든 툴의 중심 허브, 일정 통합 관리
• Notion: 콘텐츠 중심 일정 및 문서 연계 프로젝트에 적합
• ClickUp: 복잡한 프로젝트와 팀 일정 관리에 최적
• Trello: 시각화된 일정 중심 콘텐츠 운영에 효과적
• Sunsama: 개인 몰입 업무 및 하루 집중 루틴 설계에 특화

일정 관리 툴 하나만 바꿔도 팀의 효율과 스트레스가 달라진다. 당신이 사용하는 캘린더는 진짜 ‘시간 관리 도구’인가, 아니면 ‘스케줄러’에 불과한가? 이 글을 통해, 더 나은 선택을 위한 기준을 갖길 바란다.