Notion으로 업무 일지와 프로젝트 관리까지 한 번에 해결한 실전 활용법

업무 관리 도구는 많지만, ‘하나로 다 되는 도구’를 찾는 것은 쉽지 않다. 필자는 재택근무 초기부터 업무 일지는 메모 앱으로, 프로젝트는 별도의 스프레드시트로 관리해 왔다. 그러나 두 시스템이 분리되어 있어서 업무 흐름이 자주 끊기고, 기록 누락이 발생하곤 했다. 그러던 중 Notion이라는 도구를 접하게 되었고, 하나의 플랫폼 안에서 업무 일지 작성, 프로젝트 기획, 일정 관리, 피드백 정리까지 통합하는 데 성공했다. 이 글에서는 필자의 실제 업무 루틴을 바탕으로, Notion을 통해 어떻게 업무 일지와 프로젝트를 동시에 관리했는지 그 과정을 단계별로 소개하고자 한다. 복잡한 세팅 없이도 누구나 따라 할 수 있는 방식으로 구성했고, 1인 프리랜서부터 소규모 팀까지 모두 활용 가능한 구조다. 단순한 툴 소개가 아닌 실전 중심의 콘텐츠다.

왜 업무 일지와 프로젝트를 통합 관리해야 할까?

업무 일지와 프로젝트 관리는 본질적으로 연결된 업무다. 일지에는 오늘 어떤 일을 했는지가 기록되고, 프로젝트 관리에는 앞으로 해야 할 일이 구조화된다. 이 두 가지가 분리되어 있으면 ‘계획과 실행’이 연결되지 않아 업무 맥락이 자주 끊긴다. 필자도 처음에는 업무 일지를 Google Docs에, 프로젝트는 Excel 시트로 관리했지만, 어느 시점부터 두 시스템 간 불일치가 생기고 정보가 중복되거나 누락되는 일이 생겼다. 이 문제를 해결하기 위해선 업무 흐름을 하나의 공간 안에 통합할 필요가 있었고, 그 해결책이 Notion이었다. Notion은 단순 메모 앱이 아니라, 데이터베이스, 일정, 메모, 체크리스트, 보드 뷰를 하나로 연결할 수 있는 ‘통합 워크스페이스’ 기능을 제공한다.

 

Notion의 핵심 기능으로 만든 업무 통합 시스템

Notion을 활용해 통합 시스템을 구축할 때 핵심이 되는 기능은 다음 세 가지다.
첫째, 데이터베이스(Database) 기능이다. 필자는 업무 일지를 데이터베이스 형식으로 만들어 날짜, 카테고리, 프로젝트명, 업무 내용, 상태값을 태그 형태로 입력했다. 이 구조는 나중에 업무 내용을 필터링하거나 프로젝트별로 정렬할 때 매우 유용했다.

둘째, 보드 뷰(Board View)와 캘린더(Calendar View) 전환 기능이다. 같은 데이터를 프로젝트 보드 형태로 보기도 하고, 마감일 중심으로 캘린더에서 확인할 수도 있어 시각적으로 업무를 통제할 수 있다.

셋째, 페이지 간 연결(Relation) 기능이다. 업무 일지 항목을 특정 프로젝트 페이지와 연결해 두면, 클릭 한 번으로 관련 업무 기록을 모두 모아서 볼 수 있다. 이 구조 덕분에 업무 히스토리가 명확해졌고, 팀원과 협업할 때도 흐름이 끊기지 않았다.

 

실전 Notion 활용법: 업무 일지 + 프로젝트 관리

필자는 매일 아침 Notion의 ‘오늘의 업무 일지’ 템플릿을 열어 업무를 계획한다. 이 템플릿에는 오늘 날짜가 자동으로 들어가고, 해야 할 일 리스트, 주요 회의 일정, 메모 공간이 포함돼 있다. 오전에는 체크리스트를 기준으로 업무를 실행하고, 완료 시마다 상태값을 ‘진행 중 → 완료’로 변경한다.

프로젝트 관리용 템플릿은 보드 형태로 구성되어 있다. 각 카드는 하나의 업무 단위이며, 상태는 ‘아이디어 → 진행 중 → 완료’로 이동한다. 업무 일지에서 생성된 기록은 자동으로 프로젝트 보드에 연결되며, 마감일이 다가오면 캘린더에서 색으로 강조된다.

협업 중에는 댓글 기능을 활용해 피드백을 기록하고, 수정 사항을 바로 반영한다. 팀 단위로 사용할 때는 공유 권한을 페이지 단위로 설정해서 담당자별로 볼 수 있는 내용만 제한적으로 공개할 수도 있다. 이 구조는 시간 낭비 없이 빠른 회의, 정확한 작업 분배, 정돈된 문서 정리에 큰 도움이 되었다.

 

생산성 2배 높이는 업무 관리 루틴 만들기

Notion은 단순한 도구가 아니다. 업무 습관을 바꾸는 ‘디지털 업무 공간’이다. 필자는 Notion을 통해 계획-실행-기록의 흐름을 하나의 플랫폼 안에서 통합하면서 업무 스트레스가 줄었고, 루틴 유지가 쉬워졌다. 특히 프로젝트 진행률과 업무 히스토리를 한눈에 파악할 수 있어, 복잡한 업무를 깔끔하게 정리하는 데 큰 효과를 보았다. 어떤 도구든 잘 쓰는 게 핵심이지만, Notion은 학습 난이도 대비 효율이 높은 툴이라 초보자도 쉽게 익힐 수 있다. 처음엔 복잡하게 느껴질 수 있지만, 템플릿을 활용하고 구조를 단순하게 시작하면 누구나 업무 일지와 프로젝트 관리를 동시에 할 수 있다. 꾸준히 사용하면 Notion 하나로 ‘업무의 시작과 끝’을 완성할 수 있다.